I - Qui sommes-nous ?

1. Responsable de traitement

CNB Services est une société par actions simplifiée à associé unique (SASU), dont le siège est situé 180 boulevard Haussmann 75008 Paris, inscrit au répertoire SIRENE sous le numéro 834 104 176 et dont le numéro de SIRET est : 834 104 176 00013.

2. Exercice des droits relatifs à la protection des données personnelles

La SASU CNB Services, soucieuse du respect de votre privée et de la protection de vos données personnelles, répond aux demandes d’exercice des droits sur vos données personnelles, consacrés par le Règlement général sur la protection des données (RGPD), transmises :

• Par voie postale : CNB Services - 180 boulevard Haussmann - 75008 Paris,
• Par voie électronique : donneespersonnelles@services.avocat.fr.

II - Nos traitements de données à caractère personnel

3. Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, la SASU CNB Services collecte et traite principalement les catégories de données suivantes :

Concernant les avocats, les données qui proviennent directement des informations enregistrées auprès des ordres professionnels d’appartenance du ressort de chaque avocat sont : Nom, Prénom, N° CNBF, Barreau de rattachement, Date de prestation de serment.

Les autres données fournies directement par les avocats ou leur activité sur la plateforme sont les suivantes : Adresse mail professionnelle, Numéro de téléphone professionnel. Numéro de fax, Signature manuscrite, Numéro de carte bancaire.

Concernant les notaires, il s'agit des données personnelles suivantes : Nom, Prénom, Adresse postale professionnelle.

La SASU CNB Services collecte également les données de connexion de l’utilisateur qu'il soit avocat ou client signataire (logs, actions de l’utilisateur sur la plateforme, parcours utilisateur et client sur la plateforme via les cookies).

Enfin, certaines données à caractère personnel sont collectées de manière indirecte auprès de l’Avocat utilisant la Plateforme e-Actes, en particulier lorsqu’elles concernent les clients de l’Avocat. Ces données à caractère personnel sont traitées sous la responsabilité de l’Avocat.

Nous informons les Avocats, lors de la collecte de leurs données personnelles ou de celles de leurs clients, du caractère facultatif ou obligatoire de certaines données. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de la Plateforme e-Actes. Concernant les données facultatives, l’Avocat est entièrement libre de les indiquer ou non.

4. Les finalités pour lesquelles nous traitons vos données

Les traitements mis en œuvre par la SASU CNB Services poursuivent les finalités de gestion des services numériques de la plateforme e-Actes, et notamment :

• globalement la mise à disposition et l’exploitation des services numériques proposés par la plateforme,
• la gestion de la délivrance de certificats électroniques afin de permettre la signature électronique,
• la gestion de l’archivage à valeur probatoire,
• la gestion des habilitations et accès aux ressources suivants les droits associés au compte ou au profil de l’utilisateur,
• la gestion du paiement électronique des actes et de la facturation,
• la réalisation de la maintenance applicative de la plateforme de services de confiance numérique,
• l’hébergement de la plateforme de services de confiance numérique,
• la gestion de l’abonnement à la lettre électronique,
• l'analyse et la mesure de la fréquentation de la plateforme.

5. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

Les fondements juridiques rendant les traitements de données licites sont les suivants :

• l'exécution des conditions générales d'utilisation et des conditions générales de vente de la plateforme pour tout avocat utilisateur de la plateforme (article 6.b du RGPD),
• l'intérêt légitime concernant la conservation des logs de connexion et la traçabilité des données au sein de la plateforme (article 6.h du RGPD),
• le consentement concernant le dépôt de cookies de mesures d'audience "Matomo" via l'utilisation de la plateforme e-Actes et l’abonnement à la newsletter (article 6.f du RGPD).

6. Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Peuvent également être destinataires de vos données en fonction de leur mission et de leur besoin d’en connaître, les catégories de destinataires suivantes :

• les avocats co-signataires,
• les clients,
• les notaires pour les actes de divorce par consentement mutuel,
• les personnels habilités de la SASU CNB Services, notamment les administrateurs réseaux et les techniciens informatiques uniquement concernant les données nécessaires pour la gestion de l’authentification, de l’identification et du suivi des comptes utilisateurs des avocats,
• les personnels habilités du sous-traitant BE YS TRUSTED SOLUTIONS FRANCE limités à leur seul champ de compétences, d'hébergement, de maintenance et de support,
• les personnels habilités du prestataire de paiement utilisé et dans le cadre strict de leur mission uniquement pour les informations relatives au paiement des actes.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. La SASU CNB Services applique des politiques d’habilitation strictes qui permettent que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

7. Les transferts de vos données

La SASU CNB Services ne transfère pas vos données en dehors de l’Union européenne sauf à ce que ce transfert soit fondé sur des décisions d’adéquation émises par la Commission Européenne, des clauses contractuelles types, des BCR ou sur des dérogations pour situations particulières (votre consentement, transfert nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et CNB Services ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande etc.).

En tout état de cause, si la SASU CNB Services devait avoir besoin de transférer des données en dehors de l’Union européenne, il ne le ferait qu’après avoir pris les mesures nécessaires et adéquates pour assurer un niveau de protection et de sécurité des données personnelles équivalent à celui proposer dans l’Union européenne, ce dont nous vous informerions préalablement.

8. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

La SASU CNB Services fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

III - Vos droits

La SASU CNB Services est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

9. Votre droit d’accès

À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, la limitation du traitement de vos données personnelles, le droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

10. Votre droit à la rectification de vos données

Certaines de vos données d’identité ou professionnelles (Nom, Prénom, N° CNBF, Barreau d’appartenance, Date de prestation de serment) proviennent des conseils de l’Ordre seuls habilités à gérer le tableau de leur ordre, en application du 1° bis de l'article 17 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.

En cas d’erreur, d’obsolescence, d’incomplétude ou de manière générale, en cas de modifications nécessaires de ces données, l’avocat est invité à se rapprocher immédiatement de son ordre d’appartenance ou, pour les avocats parisiens, du service de l'exercice professionnel de leur ordre.

Concernant les autres types de données personnelles renseignées au sein de la plateforme, vous pouvez demander que celles-ci soient, selon les cas, rectifiées et complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

11. Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.

Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si l’un des motifs susmentionnés prévus dans la réglementation applicable est présent mais également si la situation ou le traitement de données ayant entrainé la demande relevait :

• de l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ;
• du respect d’une obligation légale ou de l’exécution d’une mission d'intérêt public ;
• d’une question archivistique dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
• de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice.

Ainsi, si aucun des motifs préalables n’était présent ou si la situation était couverte par les limitations énoncées, la SASU CNB Services ne pourra répondre favorablement à votre demande d’effacement de vos données.

12. Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou l’exécution d’une mission d’intérêt public (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou que le traitement de données se justifie pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Vous disposez du droit de vous opposer à la prospection ainsi qu’au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.

En matière de prospection, il est rappelé que vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection par voie postale ou par téléphone de la part de la SASU CNB Services.

Dans le cas de prospection par voie de courrier électronique (Email, SMS, MMS), la SASU CNB Services pourra y recourir si vous avez donné votre accord au moment de la collecte. Par la suite, vous pourrez à tout moment vous y opposer par le lien se trouvant dans l’email qui vous a été envoyé ou en envoyant « stop » au numéro figurant dans le message reçu.

13. Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation :

• pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel ;
• lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données ;
• lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits ;
• pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

14. Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité des données personnelles que vous avez renseignées au sein de la plateforme. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la SASU CNB Services.

Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

• uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment.

Le droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Vous pouvez demander la portabilité des données selon la procédure définie ci-dessous en précisant si vous souhaitez les recevoir vous-même ou si cela est techniquement possible pour nous, que nous les transmettions directement à un autre responsable de traitement.

Dans ce dernier cas, vous veillerez à nous indiquer la dénomination exacte de ce responsable, ses coordonnées ainsi que le service ou la personne qui devrait en être destinataire. Afin de faciliter l’exercice de ce droit, vous devrez informer ce destinataire de votre demande auprès de nos services.

15. Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

16. Votre droit d’introduire un recours auprès de l’autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

En cas de besoin, la CNIL peut être contactée :

• Par voie postale : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy 75007 Paris ;
• Par voie électronique : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

Vous pourrez également introduire un recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle compétente si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente constitue une violation des textes applicables.

17. Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès de nos services selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif définir des directives générales aux mêmes fins.

18. Les modalités d’exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés :

• Par voie électronique à l’adresse suivante : donneespersonnelles@services.avocat.fr,
• ou par voie postale en s’adressant à : CNB Services - 180 boulevard Haussmann - 75008 Paris.

L’exercice de ces droits supposent de justifier de votre identité par application de l’article 77 du décret n° 2019-536 du 29 mai 2019. Concernant les avocats, la copie de la carte professionnelle est suffisante pour exercer vos droits.

Cette exigence nous permet, notamment, de nous assurer que la personne émettant la demande est bien la personne concernée. Cette mesure de sécurité vise à vous protéger contre des demandes illégitimes.

Pour vous répondre, CNB Services disposera alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, éventuellement augmenté de deux mois.

IV - Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

Date de dernière mise à jour : 21/06/2022