Formalisme de l'acte d'avocat : les bonnes pratiques

Le formalisme particulièrement rigoureux de l'acte constitue d'abord un élément indispensable de sécurité et de validité de l'acte d'avocat. L'avocat devra être particulièrement attentif au respect de règles formelles tant dans le déroulé des opérations que dans le formalisme matériel de l'acte.

Dans le déroulé des opérations, l'avocat devra en particulier être attentif en ce qui concerne la lecture et le remise de l'acte et s'agissant des vérifications lui incombant et des formalités subséquentes. Concernant le formalisme matériel de l'acte, il s'agit en particulier de la datation,des mentions manuscrites et mentions obligatoires, des paraphes assurant l'intégrité, etc).

Au delà du respect de règles déontologiques et professionnelles liées à la rédaction de tout acte et parallèlement, un formalisme spécifique à l'acte d'avocat comme l'apposition du sceau ou certaines mentions et pratiques facilitant l'archivage et la conservation contribueront à une meilleure identification et reconnaissance de l'acte d'avocat.

Lecture de l'acte

La signature de l'avocat, comme celle des parties, ne peut se concevoir qu'après lecture de l'acte et surtout des mentions qui, dans un acte sous seing privé, devraient être manuscrites.

Cette exigence n'a rien de désuet alors même que des projets d'acte auraient été remis aux parties avant la signature : l'expérience démontre que l'ultime relecture est souvent l'occasion de compléments ou modifications qui ne sont pas toujours de détail ; mais surtout la signature d'un acte juridique n'est pas une simple formalité et la solennité apportée à la signature ne peut que contribuer au respect de ce que doit représenter la souscription d'un engagement juridique.

La lecture de l'acte avant sa signature sera donc tout à la fois utile, en ce sens qu'elle concrétisera l'obligation d'information de l'avocat sur les conséquences juridiques des engagements souscrits, et valorisante car permettant de faire comprendre la substance de la prestation juridique. La signature d'un acte ne doit pas être réduite à sa seule dimension formelle mais au contraire « solennisée » : l'explication des clauses sensibles doit être l'occasion pour l'avocat ou les avocats d'expliquer l'adéquation des stipulations retenues par rapport au contexte de l'opération et au but poursuivi par les parties.

Il sera de bonne pratique de faire mention de cette lecture dans l'acte lui-même.

Apposition du sceau

Cette pratique contribuera à mieux identifier l'acte d'avocat par rapport aux autres ; il n'est cependant pas envisageable d'en faire une obligation, et ce n'est que par l'usage et le temps que l'effet attendu sera obtenu.

Présentation et formalisme matériel de l'acte

Toutes précautions devront être prises pour que l'acte soit dans sa présentation « soigné » et que les ajouts, ratures, renvois soient correctement approuvés par les parties ; une reliure inviolable pourra être envisagée pour éviter le paraphe de chaque page.

Paraphes de bas de pages

Chaque page doit être paraphée, sauf utilisation d'un procédé de reliure inviolable de l'acte. Les possibilités qu'offrent actuellement les traitements de texte et les photocopies rendent indispensables une identification incontestable du document signé par les parties.

Il ne serait en revanche pas inconcevable qu'un seul original soit établi et que copie en soit délivrée dans les conditions que l'acte lui-même pourrait prévoir.

Il est exact que la signature matérielle de certains actes en autant d'exemplaires que de parties signataires peut devenir un exercice fastidieux susceptible de nuire à la compréhension de ce que représente une signature.

La convention devra alors comprendre les stipulations propres au nombre d'exemplaires et aux conditions dans lesquelles copies en seront délivrées.

Paraphes assurant l'intégrité

Chaque renvoi, rature, ou surcharge doivent être paraphés : l'intégrité du texte est à ce prix et il faut éviter toute ambiguïté qui pourrait devenir objet de contestation.

Datation

En pure technique contractuelle, il est parfaitement admis que l'acte porte plusieurs dates, c'est-à-dire qu'il soit signé à des moments différents alors même que les parties ne seraient pas présentes concomitamment. Cette possibilité peut se concevoir pour un acte d'avocat sous la condition que le contreseing de l'avocat reste bien apposé en même temps que la signature du contractant dont l'avocat est le conseil.

Archivage et conservation

Pour faciliter l'archivage et la conservation des actes d'avocat, il sera utile d'indexer l'acte dès sa signature par les différents critères que constituent sa date, le nom de chacune des parties, l'objet du contrat, la localisation des biens faisant éventuellement l'objet de la convention. Des résumés et mots clés devront être choisis au cas par cas cette aux fins d'indexation pour faciliter les recherches ultérieures.

Remise d'un exemplaire par partie

Il est bien clair que conformément aux principes généraux, chaque partie signataire doit recevoir un exemplaire original conformément à l'art. 1325 du code civil, observation étant faite que ces dispositions ne sont que supplétives de volonté et qu'il est possible d'y déroger (Civ. 3éme, 5 mars 1980, Bull. Civ, III, n° 52), en convenant que l'original serait détenu par un tiers, le rédacteur le plus souvent, à charge pour lui d'en délivrer copie dans les conditions prévues au contrat.

La convention des parties sur le contreseing de l'avocat, chargeant ce dernier de la conservation de l'acte, devrait logiquement déroger à l'art. 1325 du code civil ; les opérations matérielles de signatures seraient ainsi simplifiées et les parties garanties d'un accès pérenne à la convention qu'ils ont signée. Cette pratique se mettra assez naturellement en place lorsque la profession aura organisée une conservation centralisée, sous l'égide du Conseil national des barreaux, vraisemblablement électronique, définissant dans un cahier des charges les modalités pratiques de cette conservation, les droits d'accès des avocats et surtout les conditions dans lesquelles ces derniers pourront en délivrer des copies. L'acte d'avocat sera ainsi conservé pour le compte de l'avocat ou des avocats ayant contresigné.

Dans l'attente de cette mise en place, il est nécessaire que chaque avocat assure lui-même la conservation de l'acte. Dans cette perspective, mieux vaut conserver le principe de l'art. 1325 du code civil en prévoyant, sauf circonstances particulières, un exemplaire pour chaque partie contractante et un exemplaire par avocat ayant contresigné. Si un seul avocat a contresigné, il ne devrait pas avoir le pouvoir de se dessaisir de l'original, ce qui est une raison supplémentaire de prévoir un original par partie contractante.

Il sera cependant utile de prévoir dès maintenant que l'avocat pourra transférer sa mission de conservation dans le cadre de la conservation collective qui sera mise en place par la profession, et à cette fin se voir confier, sous le contrôle des parties, la réalisation du transfert de l'original en sa possession à l'organisme désigné par la profession et aux conditions et normes que celle-ci aura mise en place.

Mentions obligatoires et mentions manuscrites

Mentions manuscrites

Pour couper court à toute difficulté d'interprétation ou d'application de la dispense de mention manuscrite qu'autorise l'acte d'avocat (art. 63-3-3 de la loi), et dans l'esprit de cette dispense, l'acte pourrait reprendre le contenu et les termes exigés pour la mention manuscrite elle-même, l'information donnée par l'avocat sur le contenu de ces mentions intégrées à l'acte se substituant à l'exigence de la forme manuscrite de celles-ci. Cette précaution permettrait d'éviter tout risque d'ajout postérieur à la signature de l'acte de mention qui tenterait d'engager frauduleusement une partie au paiement d'une quelconque somme d'argent.

Mentions obligatoires

Lorsqu'un ou plusieurs avocats envisagent de contresigner l'acte, il faut que ce dernier en fasse expressément mention. Il serait à ce titre souhaitable que le titre « Acte d'avocat » figure en tête de la comparution des contractants et qu'une mention spéciale figure en fin d'acte sous un libellé explicite.

Vérifications incombant à l'avocat et formalités subséquentes

Le concours de l'avocat à la rédaction de l'acte d'avocat ne le dispense pas de ses obligations déontologiques relatives à sa qualité de rédacteur d'acte telles qu'elles sont décrites dans les dispositions du RIN relatives à la rédaction d'acte et notamment la vérification de la licéité de l'acte en cause et de la détermination du bénéficiaire effectif de l'opération, en application des dispositions du code monétaire et financier relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent.

Il est bien évident que dans le cadre de sa mission, l'avocat se doit de procéder aux vérifications nécessaires à la validité de l'acte, notamment en ce qui concerne l'identité, la capacité et les pouvoirs des parties contractantes ou de leur représentant.

Il incombe enfin à l'avocat qui contresigne de procéder, sauf dispense expresse par la ou les parties concernées, aux formalités subséquentes.

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